Ogni anno i condomini si ritrovano a partecipare ad assemblee per decidere le sorti dello stabile in cui vivono e per prendere decisioni riguardanti l’ordinaria e la straordinaria amministrazione.
Si tratta di riunioni che sovente sono piuttosto movimentate e accese e addirittura prive di valore, ma che in realtà sono interessate da una normativa che, sebbene non ne disciplini ogni suo aspetto e sia in molti punti assolutamente incompleta, la ammanta in ogni caso di una certa credibilità , a partire dall’importanza del verbale dell’assemblea condominiale.
Si tratta di un atto che, nella sua redazione e contenuto, è interessato da una serie di regole e consuetudini le quali, venendo meno, possono comportare anche l’impugnabilità e l’invalidità dell’atto stesso.
Cos’è il verbale dell’assemblea condominiale
L’assemblea di condominio può definirsi un organo collegiale il quale ha la competenza di prendere tutte le decisioni più importanti relative alla vita condominiale. Molti pensano che la figura con più potere all’interno dell’assemblea sia l’amministratore, che in realtà , secondo il comma 4 dell’art. 1130 c.c., ha il compito di tenere i vari registri e svolgere tutti quegli atti miranti alla conservazione delle parti e aree comuni dello stabile. Nel corso dell’assemblea condominiale si rappresentano gli interessi dei condomini partecipanti fisicamente o su delega.
L’art. 1136 c.c. afferma che di ogni assemblea deve essere redatto un verbale, in assenza del quale la stessa riunione è nulla, in ossequio alla sentenza n.24132 emessa dalla Corte di Cassazione nel 2009. Il verbale, non dissimile da quello redatto da parte dei soci di una s.p.s, è dunque un documento che serve a riassumere, in maniera semplice senza tanti sillogismi o forme burocratiche, l’esito dell’assemblea condominiale e le decisioni prese. La legge tace riguardo i tempi della redazione, anche se è preferibile che questa avvenga immediatamente al termine della riunione.
Si tratta di un atto che ha il valore di una scrittura privata e che, come tale, può essere impugnato senza necessità di presentare una querela di falso. Le informazioni contenute non sono veritiere a prescindere in quanto il presidente dell’assemblea, il segretario e lo stesso amministratore non ricoprono alcuna carica ufficiale: l’onere della prova spetterà a chi impugna il documento.
Spetta all’amministratore inviare tramite raccomandata la copia del verbale dell’assemblea condominiale a tutti i condomini, sia a quelli che hanno presenziato alla riunione che agli assenti, preferibilmente tempestivamente: non esiste infatti nessuna norma che prescrive un termini entro il quale deve avvenire l’invio.
In ogni caso, ai sensi dell’art. 1137 c.c., entro 30 giorni dalla notifica del verbale, i condomini potranno eventualmente impugnarlo e chiedere l’annullamento della delibera. I motivi possono essere legati anche a difetti nella redazione del verbale, dal contenuto ai difetti di forma.
Verbale dell’assemblea condominiale: chi lo redige e cosa indica
Durante l’assemblea di condominio devono essere nominati il presidente e il segretario, cariche temporanee che perdono la loro efficacia al momento della conclusione della riunione. Entrambi sono eletti dai condomini e spetta proprio al segretario, sotto l’attenta supervisione del presidente, la redazione del verbale, apponendo eventuali modifiche e correzioni o allegando documenti aggiuntivi.
Il verbale deve essere firmato da entrambe le figure e deve essere trascritto poi in un registro il quale, non prevedendo alcuna bollatura o altre formalità , può essere anche un semplice quaderno. Spetterà all’amministratore conservare questo registro, il quale gli servirà sia in relazione alle tematiche tecnico-amministrative del palazzo che ai rapporti con i singoli condomini.
È importante poi redigere il verbale in ogni sua parte perché la mancanza o inesattezza di una voce può rendere l’atto impugnabile e quindi annullabile. In esso devono quindi essere trascritti la data, il luogo, l’ordine del giorno e l’orario di inizio e fine dell’assemblea.
Devono indicarsi se si tratti di una riunione ordinaria o straordinaria e se si tratta della prima o seconda convocazione: nel primo caso il quorum necessario sarà della metà dei condomini partecipanti, mentre nel secondo caso è sufficiente raggiungere 1/3 degli stessi.
Nel verbale dell’assemblea condominiale devono essere indicati il presidente e il segretario nominati, la regolarità delle notifiche ai condomini, i nomi e i cognomi dei presenti e le eventuali deleghe, senza dimenticare il computo dei rispettivi valori millesimali.
L’atto deve indicare anche i condomini assenti, i quali avranno la possibilità di impugnare il verbale, e poi ovviamente deve riassumere la discussione e tutti i relativi interventi, con trascrizione dei voti espressi in relazione alle varie tematiche affrontate (tra favorevoli, astenuti e contrari) e dei risultati raggiunti.
Nella parte finale del verbale dell’assembela condominiale si dichiara poi lo scioglimento della stessa, con le firme del segretario e del presidente: è bene ricordare che non ricoprendo incarichi ufficiali, qualora queste due figure, per qualsiasi motivo, non firmino il verbale, lo stesso sarà ugualmente valido.
