Chi scrive il verbale di assemblea condominiale?
Durante ogni assemblea condominiale viene redatto un verbale, che è un documento ufficiale informativo circa la discussione avvenuta e le decisioni che sono state prese.
La stesura del verbale di assemblea condominiale spetta al segretario, sotto la supervisione del presidente, figure elette dai condomini e che fanno capo all’Amministratore di condominio, che presiede la riunione.
Al termine dell’incontro è consuetudine che l’Amministratore consegni una copia di suddetto verbale a tutti i condomini, partecipanti o meno.
Non esiste una legge che impone questo obbligo, ma è un vantaggio per l’Amministratore stesso mettere in atto tale modalità, poiché è più semplice evitare delle controversie successive.
I condomini hanno comunque 30 giorni per impugnare il verbale e fare le loro constatazioni se lo ritengono opportuno.
A cosa serve il verbale di assemblea condominiale?
Il verbale di assemblea condominiale è un documento che riporta per filo e per segno come si è svolta una data riunione.
Questo è preceduto da una convocazione, all’interno della quale sono stabiliti una serie di punti del giorno, cioè temi che dovranno essere affrontati e sviscerati per il bene del condominio stesso.
Può trattarsi di un preventivo di gestione o di un consuntivo delle spese, di lavori che sono necessari al palazzo oppure di dispute tra condomini che necessitano di un arbitrato esterno.
Ogni questione deve tenere conto del Regolamento di Condominio precedentemente redatto, che stabilisce delle norme di base alle quali si deve aderire, che riguardano ad esempio il decoro della facciata, la destinazione degli appartamenti e la gestione delle aree comuni, comprese le pulizie e il servizio di portierato.
La scelta del segretario e del presidente deve tenere conto di alcune caratteristiche, come la capacità di registrare in maniera oggettiva i fatti e raccontarli con un linguaggio appropriato, conciso e chiaro.
Cosa deve contenere il verbale di assemblea condominiale?
Ci sono una serie di elementi fissi che il verbale di assemblea condominiale deve necessariamente contenere, a partire dalla prima pagina.
In primo luogo è necessario dare indicazione della data e dell’orario della riunione, andando poi ad elencare le persone presenti e facendole debitamente firmare vicino al proprio nome.
Successivamente si possono elencare i punti all’ordine del giorno, per rendere più scorrevole la lettura e creare una serie di rimandi immediata.
Il compito del segretario è quello di trascrivere in maniera lineare e sintetica come è stato trattato ogni argomento, parlando anche degli interventi dei condomini e delle decisioni che sono state prese.
Ogni argomento dovrebbe essere iniziato, trattato e poi concluso, così da passare alla questione successiva in tempi rapidi.
Al termine di tutto il verbale deve essere presente la firma dell’amministratore che certifichi la sua vigilanza sulla riunione.
Il documento può essere inviato tramite pec o lettera raccomandata per avere la certezza della ricezione.
Quali sono le conseguenze se il verbale non viene redatto correttamente?
Una errata gestione del verbale condominiale porta alla nascita di accese controversie fra i condomini e fra questi e l’Amministratore di Condominio.
Proprio per questo motivo è essenziale utilizzare i termini giusti e rendere conciso e sintetico il discorso, senza però tralasciare alcun dettaglio essenziale o intervento che viene fatto dalle parti in causa.
Le questioni trattate hanno tutte un alto margine di delicatezza, poiché si parte dalla gestione economica del condominio e si arriva all’esigenza di eseguire lavori di ristrutturazione o manutenzione.
Inoltre, quando si verificano degli scontri tra condomini, è molto importante che il condominio faccia da tramite e si arrivi a una soluzione pacifica, senza che si ricorra a vie legali.
Pertanto, redigere in maniera approssimativa il verbale di condominio da adito a possibili fraintendimenti e permette ai presenti di impugnare le decisioni, trovandosi magari con progetti o conti approvati e dovendo invece ridiscutere le questioni da capo unendo tanti pareri insieme.
Come migliorare la redazione del verbale di assemblea condominiale?
Per fare in modo che un verbale di assemblea condominiale sia redatto nella maniera corretta, è opportuno che il segretario sia ben informato sui punti che dovranno essere trattati, in modo che la sua scrittura risulti più fluida e conosca bene il merito della questione.
La scelta del segretario è piuttosto delicata, poiché è essenziale che sia una persona del tutto imparziale, che sappia mantenere una visuale oggettiva e che si limiti a registrare l’accaduto con precisione e senza perdersi in giri di parole.
Il lessico deve essere adeguato a un contesto formale, con un uso corretto dei vocaboli inerenti alle questioni economiche, edili e legate ai rapporti di vicinato.
Il verbale deve poi essere letto chiaramente davanti a tutti i partecipanti, che non solo lo devono approvare a parole, ma anche firmare e sottoscrivere per accettazione.
Solo a questo punto potremmo parlare di un verbale finalizzato e l’assemblea di condominio può essere definitivamente considerata chiusa.
