La digitalizzazione nell’amministrazione condominiale: come cambia la gestione dei documenti

Il processo di digitalizzazione sta investendo anche il settore dell’amministrazione condominiale.

Grazie all’utilizzo di software specifici, di applicazioni e della fatturazione elettronica i vantaggi per gli amministratori e i condomini sono molti. Scopriamo quali sono i principali.

Vantaggi della digitalizzazione nell’amministrazione condominiale
In passato tutti i documenti dell’amministrazione condominiale erano scritti su carta, con una conseguente scarsa efficienza e con poca privacy per i condomini. 

La digitalizzazione è un processo che ha lo scopo di abbandonare la gestione cartacea in favore di una digitale. 

I benefici che si possono ottenere sono molti, ecco quali sono i principali:

• Efficienza: il principale beneficio della digitalizzazione nell’amministrazione condominiale è il miglioramento dell’efficienza. Gli amministratori di condominio riusciranno a gestire la contabilità e a programmare le riunioni in minor tempo, utilizzando ad esempio un canale Telegram o Webex. Lo stesso vale per gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria o la possibilità di prenotale appuntamenti o richiedere assistenza da remoto. Anche in questi casi tutto è più semplice e veloce portando un enorme vantaggio da entrambe le parti.

• Offerta di un servizio migliore: la digitalizzazione apre la porta a nuove modalità di comunicazione. Gli amministratori possono informare i condomini tramite i servizi di messaggistica istantanea, oppure attraverso la posta elettronica per gli avvisi più importanti. Si può sempre essere sicuri che il messaggio sia arrivato e nessuno rischia di rimanere allo scuro. Di fatto l’amministrazione condominiale offre un servizio più diretto, efficace e veloce.

• Maggiore sicurezza: digitalizzare significa anche proteggere e tutelare la privacy. Attraverso sistemi di sicurezza informatica sempre più efficienti i dati sensibili dei clienti sono sempre al sicuro, molto più di quanto lo sarebbero con la gestione cartacea.

• Trasparenza e tracciabilità: se da un lato le informazioni personali dei condomini sono al sicuro, dall’altro la tracciabilità di ogni documento è garantita. Allo stesso modo c’è una trasparenza totale su tutti i passaggi e l’accesso e la condivisione delle informazioni è semplice e veloce.

• Riduzione dei costi: un ultimo vantaggio di questo processo è di natura puramente economica. I costi di gestione dell’amministrazione si abbassano notevolmente e anche le tariffe per i condomini possono essere più basse. Questo è direttamente collegato alla migliore organizzazione e al risparmio di tempo che si ha abbandonando la gestione cartacea dei documenti.

Importanza della sicurezza informatica
Come già accennato, uno degli aspetti positivi della digitalizzazione è la possibilità di tutelare la privacy dei clienti. 

Sono presenti una serie di misure e protocolli che devono essere adottati per garantire la massima sicurezza. 

Si parla nello specifico di normativa sulla privacy e conformità GDPR, ovvero General Data Protection Regulation, che prevede il rispetto degli utenti e della loro vita privata. 

Se tutti questi protocolli non vengono rispettati c’è il rischio che alcuni dati sensibili vengano diffusi, creando un potenziale pericolo ai diretti interessati.

Fortunatamente esistono molti strumenti e piattaforme per assistere nella digitalizzazione condominiale, tra cui software affidabili e del tutto sicuri. 

Portale unificato, remote banking e firma digitale
Grazie al processo della digitalizzazione sarà possibile utilizzare tutti i servizi del remote banking. 

Oltre a ciò, sarà possibile anche la creazione di un portale unificato per la gestione dei conti correnti, in modo da avere tutte le informazioni disponibili a portata di click. 

Questa gestione centralizzata dei conti di diversi condomini può rendere alcune pratiche più veloci e ridurre al minimo gli errori. 

In più, utilizzando la tavoletta grafometrica, sarà possibile effettuare firme digitali con lo stesso valore di quelle cartacee e apporre la data sui verbali di assemblea da remoto.

Gestione esterna della corrispondenza e portale internet condominiale
Un altro grande vantaggio di questa nuova tecnologia è la cosiddetta postalizzazione. Grazie alla gestione esterna della corrispondenza si può infatti ottenere non solo una grande risparmio economico, ma anche una maggiore tempestività nella consegna.

Per comunicare rapidamente con i condomini si può invece optare per un profilo WhatsApp business. 

Le comunicazioni saranno efficienti e sarà possibile verificare in tempo reale se il messaggio è stato ricevuto oppure no. Infine, attraverso la creazione di un portale internet condominiale gratuito, si potrà avere accesso in tempo reale a tutte le informazioni economico-finanziarie ed effettuare pagamenti tramite un POS multi-conto. 

Il questo modo il pagamento delle quote condominiali si potrà effettuare da remoto tramite carta di credito monitorando il tutto da un’apposita bacheca elettronica. 

Di fatto si tratta di un’evoluzione digitale della tradizionale bacheca condominiale, ancor più efficiente grazie ai servizi Entratel e AdE Sistern dell’agenzia delle entrate. I condomini potranno in questo modo controllare i propri adempimenti fiscali e catastali in autonomia.

Tra gli altri servizi innovativi offerti dalla digitalizzazione ci sono:

• Sclak, adatto alla gestione dei cancelli via smartphone;

• Targhe QRCode, per il controllo accessi per fornitori;

• Action board, utile nel monitoraggio remoto degli ascensori;

• Servizio Verifika, per compiere indagini preliminari per il recupero delle quote condominiali.

In conclusione, la digitalizzazione nella gestione condominiale offre una moltitudine di vantaggi e semplifica in maniera sostanziale ogni aspetto dei processi coinvolti. 

Per sfruttare al meglio le nuove tecnologie è possibili rivolgersi a Mille condomini, operante in questo settore da molti anni e dall’affidabilità garantita. 

Per qualsiasi informazione o curiosità non esiti a contattare Mille condomini.